Of je nu leerkracht, student, arbeider of bediende bent. Iedereen heeft tegenwoordig wel een e-mail adres en dus ook een inbox.
Vooral je professionele of zakelijke mailbox wordt wel eens een puinhoop. Daarom gaf clickx onlangs een workshop met enkele tips om het overzicht te bewaren in je elektronische postbus.
Het gaat er niet om welk programma je gebruikt, maar om je attitude. T’is wat je ermee doet dat telt.
Je inbox is eigenlijk een brievenbus en die moet zo leeg mogelijk zijn.
Begin met een schone lei.
Om met een schone lei te beginnen, moeten we eerst grote kuis houden.
Kijk eens na wat er allemaal nog in je inbox zit en verwijder wat weg mag. Je kan meerdere mails die onder elkaar staan selecteren door de eerste aan te klikken en dan de SHIFT-toets ingedrukt te houden terwijl je op de laatste drukt. Als je mails aanklikt met de CTRL-knop ingedrukt, kan je ze samen selecteren. Als je op de DELETE-knop drukt, komen de mails in de map VERWIJDERDE ITEMS, maar als je de SHIFT-toets ingedrukt houdt terwijl je op DELETE drukt, verwijder je ze meteen voorgoed. Vergeet ook niet op de map VERWIJDERDE ITEMS regelmatig leeg te maken.
Natuurlijk verwijder je niet alles. Die mail van je geheime aanbidder, die super toffe grap die je collega 2 jaar geleden doorstuurde, dat complimentje van je baas, of die verontschuldiging.. Melancholisch als we zijn, …
![]()
Dus, beginnen we te splitsen:
• Bijlagen zoals diavoorstellingen, foto’s of muziek.
==> Bewaar de bijlage op je harde schijf en verwijder de mail.
• De mail op zich is belangrijk zoals een factuur, de bevestiging van een bestelling of een activatiecode.
==> Je slaat het bericht op als html- of tekstbestand: kies BESTAND, OPSLAAN ALS. In het dialoogvenster kies je onderaan het bestandsformaat.
• Mails die je niet kan missen
==> Maak mappen aan in je mailaccount.
Klik (naargelang je programma) rechters op POSTVAK IN en kies NIEUWE MAP. Sleep nu je mails vanuit je inbox naar de nieuwe map.
Voila, je inbox is nu helemaal leeg.
Als er een mailtje binnenkomt, behandel je het, waarna je het naar een andere map sleept of delete.
Zodat er enkel nog te behandelen mails in je inbox zitten.
Tot slot nog enkele etiquette.
• Kies een betekenisvol onderwerp voor elke e-mail.
• Besteed aandacht aan de toon van de e-mail.
• Personaliseer je e-mails.
• Houd de e-mail beknopt en bondig.
• Denk niet dat niemand anders je e-mails leest.
• Raadpleeg dagelijks en liefst meerdere keren per dag je e-mailberichten, zodat je snel kan reageren indien nodig.
• Schenk geen aandacht aan spam-berichten. Antwoord er zeker niet op. Gooi ze meteen in de prullenmand.
• Gebruik geen hoofdletters, behalve bij het begin van een zin. Wie in hoofdletters mailt geeft de indruk van te schreeuwen.
• Stuur niet eender welke mail met grappige plaatjes en moppen door, tenzij je zeker weet dat de ontvanger dat apprecieert.
• Stuur geen kettingmails door.
Wat vinden we zelf?
Zelf werk ik al zeer lang op deze manier. Al sla ik niets op op mijn pc. Mijn mailbox heeft een overzichtelijke boomstructuur met daar mijn mappen. Elke mail vliegt dan ook na behandeling onmiddellijk in de juiste map. Google desktop indexeert continue mijn mails en als ik er 1tje nodig heb, vind ik die dan ook binnen de 2 seconden terug. Opgeruimd staat netjes.